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Welche Voraussetzungen Du erfüllen musst, um einen Jahresplan zu erstellen

Wie Du Dir einen flexiblen Jahresplan erstellst

Lege Deine wesentlichen Arbeitsbereiche fest

  • Der Startpunkt für einen flexiblen Jahresplan ist, dass Du Dir Gedanken über Deine wesentlichen Arbeitsbereiche machst
  • Darunter fallen nicht nur Deine beruflichen Aufgabengebiete, sondern Du kannst auch private Bereiche mit aufnehmen
  • Lass Dir etwas Zeit und überlege, dass Du möglichst alle Bereiche abdeckst, die Du in Deinem Jahresplan berücksichtigen möchtest

Liste Deine Projekte und Ideen auf

  • Sobald Du Deine Arbeitsbereiche festgelegt hast, kannst Du Dir überlegen, was Du in jedem Bereich im kommenden Jahr erreichen möchtest
  • Und hierbei geht es darum, dass Du erstmal sammelst
  • Du solltest Dich in keinen Fall selbst beschränken, sondern einfach jede Idee aufschreiben, die Dir in den Sinn kommt

Sammle erste Aufgaben

  • Du kannst sogar noch einen Schritt weitergehen und Dir für jedes der Projekte, die Du im vorherigen Schritt aufgeschrieben hast, weitere Ideen zu überlegen
  • Denke einfach mal darüber nach, was die wesentlichen Meilensteine für dieses Projekt sind
  • Oder welche tollen Ideen Dir in den Sinn kommen, um das Projekt besonders erfolgreich umzusetzen
  • Du kannst Dir auch Gedanken darüber machen, was Deine Aufgaben im Tagesgeschäft in den unterschiedlichen Arbeitsbereichen sind

Schreibe alle großen Ideen und Projekte auf eigene Karteikarten

  • Ein wichtiges Tool bei der Erstellung Deines Jahresplans sind Karteikarten
  • Schreibe auf jeweils eine eigene Karteikarte Deine wichtigsten Ideen, Projekte und Aufgaben im Tagesgeschäft
  • Die Entscheidung, wie detailliert Du hier werden möchtest, musst Du vom Umfang Deiner Aufgaben abhängig machen
  • Ich habe für meine Jahresplanung beispielsweise einen Stapel von knapp 150 Karteikarten gehabt, mit denen ich weitergearbeitet habe

Bringe Deine Projekte und Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge

  • Deine gesamten Karteikarten breitest Du nun vor Dir aus
  • Versuche nun, die Karten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, in der Du die Projekte angehen möchtest
  • Dabei kannst Du auch Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und Projekten berücksichtigen
  • Hier geht es noch nicht darum, sehr detailliert zu planen, sondern eine sinnvolle Reihenfolge in die Projekte zu bringen
  • Ein wichtiger Aspekt ist dabei auch, wie wertvoll die einzelnen Projekte und Ideen für Dein Vorankommen sind
  • Je wichtiger ein Projekt für Dich ist, umso früher solltest Du es angehen

Erstelle eine Detailplanung am Whiteboard

  • Nachdem Du eine grobe Reihenfolge in Deine großen Projekte gebracht hast, geht es an die Detailplanung
  • Dazu habe ich ein großes Whiteboard in meinem Büro, auf dem ich einen Kalender mit Monaten und Kalenderwochen eingetragen habe
  • Du kannst alternativ aber auch eine entsprechende Fläche mit Blättern eines Flipchart-Blocks schaffen
  • Nun nimmst Du Dir eine Karteikarte nach der anderen vor und teilst das jeweilige Projekt in seine wesentlichen Arbeitsschritte und Meilensteine ein
  • Diese kommen dann auf je ein Post-It
  • Am besten schreibst Du dazu auch noch Deine Schätzung der Zeit, die es dauern wird, um die Aufgabe zu erledigen
  • Und diese Post-Its klebst Du nach und nach in Deinen Jahresplan
  • Das wird ein Prozess sein, in dem Du auch mal wieder Post-Its umkleben wirst
  • Aber so entsteht ein Jahresplan, der sowohl Deine Prioritäten als auch Deine Einschätzung zur Produktivität berücksichtigt

Ausarbeitung zu einem flexiblen Jahresplan

  • Ideal wäre es, wenn Dein Jahresplan Dich das Jahr über begleiten kann
  • Durch die Post-Its kannst Du nämlich immer mal wieder umplanen und Deinen Jahresplan der Realität anpassen
  • Du kannst so auch Chancen nutzen, die sich Dir bieten und die Du bei der Erstellung des Jahresplans nicht kennen konntest
  • Die Arbeit mit einem Jahresplan ist in jedem Fall ein Prozess und keine Einmalaufgabe, die Du nur gegen Jahresende erledigst

 

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